Zece sfaturi pentru a-ți determina clienții să plătească la timp

Iată zece sfaturi utile pentru a vă ajuta să mențineți fluxul de numerar al companiei și să evitați problemele legate de întârzierea plăților.

1. Reduceți la minimum confuzia cu ajutorul unui contract comercial

Stabiliți termenii și condițiile comerciale în contractul dvs. Includeți o mențiune clară privind dobânda percepută pentru conturile restante și termenii de rezervare a dreptului de proprietate pentru bunurile neplătite. Aceasta poate fi o modalitate eficientă de a evita disputele legate de plăți.

2. Emiteți factura cât mai repede pentru a fi plătiți rapid

Emiteți factura cât mai curând posibil. Orice întârziere în trimiterea facturii va duce inevitabil la o întârziere corespunzătoare a plății și ar putea afecta negativ fluxul de numerar.

3. Înțelegeți comportamentul de plată prin cunoașterea clienților dumneavoastră

Efectuați verificările necesare pentru toți clienții potențiali, inclusiv verificări de bonitate, și continuați să monitorizați clienții existenți. Se confruntă aceștia cu provocări legate de lanțul de aprovizionare sau de sector care ar putea afecta fluxul lor de numerar? De exemplu, în ce măsură a fost afectată afacerea/industria lor de o situație care nu depinde de ei, cum ar fi COVID-19? Clasificați-vă baza de clienți în funcție de comportamentul de plată. Luați în considerare stimularea plătitorilor buni și corecți cu reduceri pentru plățile efectuate în avans.

4. Asigurați-vă că datele dvs. sunt corecte

Mențineți la zi înregistrările clienților. Acest lucru va contribui la asigurarea faptului că facturile sunt emise fără erori și că toate acordurile privind condițiile de plată sunt înregistrate. Astfel, veți putea reduce la minimum disputele și veți putea desfășura activitatea de colectare a creanțelor în mod corespunzător.

5. Factura este restantă? Acționați imediat

Există multe motive pentru care o factură poate deveni restantă. De exemplu, clientul dvs. poate reține plata până la rezolvarea unei dispute privind bunurile sau serviciile pe care le-ați furnizat. Sau poate că se confruntă cu probleme temporare legate de fluxul de numerar. Imediat ce o plată devine restantă, luați telefonul sau trimiteți un e-mail. Majoritatea plăților restante pot fi rezolvate rapid și amiabil printr-o bună comunicare. Fiți pregătiți să negociați un plan de plată și să oferiți metode de plată ușor de pus în practică. Acest lucru poate fi deosebit de necesar în perioade de criză, cum ar fi cea provocată de COVID-19, când personalul responsabil de conturile de plătit ar putea lucra de la distanță.

6. Țineți evidența convorbirilor

Dacă discutați cu clientul, luați notițe despre fiecare conversație pe care o aveți și trimiteți un e-mail de sinteză. Aceasta este o modalitate excelentă de a evita confuzia și vă va ajuta să fiți la curent cu orice evoluție.

7. Scrieți o scrisoare pentru a solicita plata

Scrisorile de somație reprezintă o metodă formală și recunoscută de a reaminti clienților că au o datorie restantă. Prima scrisoare este o simplă notificare privind o factură neachitată. Scrisorile ulterioare urmează o evoluție de la o reamintire politicoasă la solicitări mai insistente de plată.

8. Cecul a fost trimis prin poștă

Dacă clientul preferă să plătească prin cec, cereți-i să vă trimită un e-mail cu data expedierii și numărul cecului. Acest lucru vă poate ajuta pe amândoi să observați eventualele cecuri pierdute în poștă. Va trebui să așteptați cel puțin trei zile până când poșta ajunge la destinație.

9. Plățile electronice sunt de preferat

Plățile electronice reprezintă o opțiune de plată mai rapidă și mai sigură decât cecurile, deoarece pot fi urmărite mai ușor. Dacă clientul dumneavoastră utilizează încă cecuri, întrebați-l dacă ar prefera să efectueze un transfer bancar.

10. Luați în considerare angajarea unei agenții de recuperare a creanțelor

Evaluează costurile implicate în ceea ce privește timpul, efortul și valoarea monetară necesare pentru recuperarea unei facturi neplătite și analizează dacă ar fi mai eficient să apelezi la o agenție profesională de recuperare a creanțelor. O firmă internațională de renume, precum Atradius Collections, ar trebui să aibă ca obiectiv menținerea unei relații bune între tine și clientul tău și să fie capabilă să te sprijine atât în cazul creanțelor naționale, cât și al celor internaționale. O astfel de externalizare poate fi eficientă și în cazul în care propria ta echipă de gestionare a creanțelor are personal insuficient.

Contactați-ne

Tot conținutul acestei pagini este supus clauzei noastre de exonerare de răspundere, disponibilă aici.